党政领导机关、群众团体、企业事业的管理部门，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围以内的有关事宜，作出决定，下达指示。把这些工作的意图，设想、过程、结果等等，用书面语言表现出来的文体，通常叫机关应用文。

　　机关应用文种类很多。如果按发送对象区分，大体有四类：一是向上级报送的，即通常说的“上行文”，主要有请示、情况报告、工作报告等。二是向下级机关发送的，即通常说的“下行文”，主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是可以上送，也可以下发，或者有些上送，有些下发的，如简报、调查报告、工作总结等。四是主要在机关内部使用，必要时也可以上报下发的，如工作计划，会议纪要、汇报提纲等。另外，还有的是两个单位或两个以上单位共同制定，只在特定范围使用的，如合同、协议书等。当然，这只是大体的分类。事实上有许多文件，是否上送或下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定，而是根据工作的需要。有些平时只能上送的文件(如情况报告)，因工作需要，履行了一定的批准手续之后，发给下级有关部门和人员，也是常有的事。

　　机关应用文，是开展机关工作的一种十分重要的手段。各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育、文化、卫生、体育等部门和单位，都要运用各式各样的文件来指导和推动工作。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运转自如，都离不开文件，离不开机关应用文。 

　　机关应用文，对于机关干部，可以说是司空见惯的。但是，要把它写好，却并不是一件简单容易的事。首先，从内容来说，机关应用文，多是机关干部调查研究的结晶，是机关领导思想和工作经验的体现，也是马列主义理论、党和国家的方针政策，与本单位、本系统实际相结合的产物。它要求必须具有严格的真实性，高度的思想性，很强的针对性。也就是说，事实要真实可靠，判断要准确无误，办法要切实可行。一定要反映客观实际，不能有半点虚假；要解决实际问题，不能无的放矢，坐而论道。其次，在文字表述上，所有文件都必须写得准确无误，清楚明了，生动简练。它要求用尽可能少的文字，恰如其分而又具体生动地反映和解决现实生活中的矛盾。如果思想不明确，思路不清楚，文字不准确，甚至前后矛盾，上下重复，冗长杂乱，使人读后昏昏然不知所云，那就不仅浪费了人力物力，而且会贻误工作。因此，写好机关应用文，是一项政策性、思想性，技术性很强的工作。文件写得好坏，既是领导机关工作效率，工作质量的体现，也是领导班子的思想水平、业务能力和指挥才干的标志。每一个机关工作人员，特别是从事领导工作和秘书、宣传、调查研究工作的同志，都应当把学习机关应用文的写作，作为一项业务训练的基本功，认真对待。 

　　毛泽东同志、周恩来同志等老一辈无产阶级革命家，十分重视各种文件的起草、修改，定稿工作。他们从参加革命工作起，就常常亲自动手起草或修改文件。党和国家的许多重要文件，不少是出自他们之手。对于怎样撰写文件，他们也作过许多指示，积极倡导革命文风，提倡精简文件，提高质量，反对文牍主义。他们在这些方面，同样为我们树立了光辉的榜样。今后，随着社会主义现代化建设的迅速发展，机构改革的不断完善，对我们各级领导机关，特别是领导干部，提出了更高的要求。如果机关干部不会起章或修改文件，那是很难胜任本职工作的。 

　　当然，就一个机关来说，草拟、印制、发送文件，并不是唯一的工作方法，更不是文件发的越多就越能推动工作。相反，如果本来可以口头请示、当面接洽的事，也要求写个材料，本来应该面对面指导解决的问题，也要发个指示、通知，那只能陷入文牍主义，助长官僚主义，使机关工作脱离实际，脱离群众。有些非发文件不可的事，也要注意精简节约，少发文，发短文。那些空洞的既不提出问题，也不解决问题的文牍，对上对下对自己不仅无益，而且有害。这是机关工作必须十分注意克服的弊病。从这个意义上说，学好机关应用文的写作，也是克服文牍主义、官僚主义的一个必不可少的重要方面。 

　　怎样才能写好机关应用文呢?

　　写好机关应用文，主要应该锻炼四个方面的基本功，即：分析问题的能力，调查研究的能力，有关专门业务的能力，以及文字表达的能力。

　　(1)要有一定的分析和认识问题的能力。谈到写文件，人们往往只注重写作技巧，有的甚至片面认为。只是“文章写得漂亮不漂亮”的问题。其实，能不能写好文件，首要的是政治思想水平，是分析问题和认识问题的能力。在机关工作中，常常有这样的情况：两个对工作熟悉程度、工作态度和文字表达能力都相差不多的同志，参加了内容相同的讨论会，要求他们起草类似的情况报告，一个同志能很快写出质量较高的草稿，另一个费了九牛二虎之力，写出来的是很一般化的东西，原因就是思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和认识问题的武器，认真学习马列主义，毛泽东思想的基本原理，学习唯物主义辩证法。有了正确的理论指导和正确的思想方法，就能够从各种错综复杂的现象中，抓住事物的本质，鉴别出是非曲直，做到观点鲜明，立场坚定；就可能用正确的观点统率繁杂纷纭的材料，写出思想内容比较深刻的文件。同时，还要认真学习和掌握党的方针、政策，领会上级部门有关的指示精神，时刻关心和了解社会主义现代化建设的大局，了解国内外形势的发展变化。这样就可以胸有全局，站得高，看得远，能够把一个部门和单位的局部工作，同整个事业的大局联系起来，“以大看小”，看得更深刻：也能以开阔的视野，敏锐的政治眼光，及时抓住问题的症结，“由小见大”，写出思想性强，内容深刻、实际的文件。 

　　(2)要有掌握情况、调查研究的能力。“要了解情况，唯一的方法是向社会作调查”，“没有调查就没有发言权”。毛泽东同志的这些有益的教诲，对写好机关应用文同样有着特殊重要的意义。机关的文件是在对实际情况的概括提炼中形成的。因此，文件编写者在起草文件之前，对所写的对象和范畴，必须有个全面的调查了解，及时掌握实际工作中发生的新情况，提出的新问题，总结出来的新经验，并加以认真的分析研究。在这个前提下，才能抓住要害，有针对性地提出解决问题；指导工作的意见和措施。在基层单位工作的同志，要多留心自己周围的各种动态，紧紧抓住典型的事件和思想，进行深入的调查了解，搞清楚其产生的原因，过程、结果和影响等等，做到心中有情况，案头有记载。在上层机关工作的同志，则更需要注意搜集和积累情况，随时掌握所属单位面上的动态，注意阅读下属部门上报的文字材料，经常听取他们的口头汇报，同时应特别注意挤时间深入下属单位调查研究，解剖麻雀，以便掌握更具体、更生动，更深一层的实际情况。“平时多积累，用时少费心”。如果不注意认真调查研究，尽可能多地占有材料，不注意自己部门和下属单位的各种动态，不善于掌握那些最能说明问题的典型情况，等到起草文件时“临时抱佛脚”，不仅不可能有较高的工作效率，也决不可能写出对工作有实际指导意义的、有价值的、象样的文件来。

　　(3)要有特定的专门业务能力。各行各业都有自己的专门业务。有关的文件，不论内容和文字，都必须具有科学性，符合本部门的实际，符合客观事物的规律。不能只讲所有部门、所有单位都可套用的“通用语”、“共性话”，更不能说“外行话”。因此，文件的起草者，必须认真学习、努力钻研本部门、本行业的业务。既要向书本学习，向有经验的内行人请教，更要从群众实践中吸取营养，使自己真正能够精通本部门、本系统的业务。这样，才能具体地把党的方针政策和业务工作中出现的新情况、新问题结合起来，撰写出实在的、能够指导业务工作的，质量较高的文件。如果缺乏应有的专业知识，那么写出的文件，除了拼凑一些人所共知的材料外，是很难提出有针对性的、能解决问题的真知灼见来的。弄得不好，还可能产生主观主义、瞎指挥，闹出笑话来。 

　　(4)要有一定的文字表达能力。掌握了实际情况，又有分析问题和认识问题的能力，又是本专业的内行，可以说已经为写文件打好了基础。但还不能说就必然会写出好的文件来。“万事俱备，只欠东风”。这“东风”就是要有一定的文字表达能力。毛泽东同志在《工作方法(草案)》中曾经指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有词章问题。现在许多文件的缺点是：第一概念不明确；第二判断不恰当；第三使用概念和判断进行推理的时候，又缺乏逻辑性；第四不讲究词章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”毛泽东同志讲的“三性”，正是对文字表达能力的集中概括。

　　讲“三性”，首先是准确性。就是如实地、恰如其分地反映客观事物。机关应用文在这一点上要求更严。因为往往一字之差，一语之偏，就可能造成很大的影响，引起不应有的纷乱。语言不准确的突出表现是：有的概念含混不清。比如，要安排一批转业军人到地方各级领导岗位上。起草文件时把“转业军人”写成了“复员军人”，使许多人误以为政策变了。又如，把北京站内发生爆炸事件，写成“北京站爆炸事件”，好象把整个北京站都爆炸了。有的言过其实。如，本来是工厂卫生面貌发生巨大变化，却写成工厂面貌发生巨大变化，甚至是“翻天覆地的变化”。一件工作初步完成，却写成“完满结束”。一项活动，某单位有许多人参加，却写成“普遍参加”等等。还有的把“集体婚礼”写成“集体结婚”，“遇险”写成“遇难”，“免职”写成“解职”，“缓刑”写成“缓期执行”等等。不仅带来许多麻烦，还闹出不少笑话。

　　鲜明性就是对事物要态度鲜明，是非清楚，提倡什么，反对什么，十分明朗，不是模棱两可，含混不清，转弯抹角，吞吞吐吐，态度暧昧。比如对“扯皮”问题的批评，一份文件的草稿上这样写：“扯皮，尽管有其客观原因，主观上也不完全是为个人，程度上也有轻重之别，但它毕竟不是我们提倡的无产阶级的作风，应该认真加以纠正”。在另一份文件上却是：“某些人对国家和人民的兴旺发达，根本不关心，他们热心的是个人的利害得失。合乎自己口味的就办，不合乎自己口味的就顶着不办；自己有利而国家要蒙受巨大损失的竟然胆大妄为地干，自己无利而为国家和人民迫切需要的，竟敢蛮横无理地扯皮到底。他们把党和人民赋予他们的重任和权力，当做自己称王称霸的资本。”有的同志认为这是本位主义、部门利益作怪，其实，这并不代表什么局部利益，而是个人主义的恶性膨胀，是党内存在的为害最大的一种歪风邪气”。两相对照，风格迥异，前者态度暧昧，不疼不痒，有气无力；后者尖锐、泼辣，旗帜鲜明，一针见血，表现了无产阶级应有的战斗风格。

　　生动性就是要有点文采，生动活泼地写出客观事物的特征，表达出鲜明的思想感情。机关应用文不是文艺作品，不必也不允许追求想象的瑰丽，情节的奇特，词藻的华美，但绝不是不要生动。“言之无文，行而不远”。如果文件语言无味，象个瘪三，死板，老套，没有几句来自群众的生动活泼切实有力的话，即使有新鲜深刻的内容，也很难引起人们的兴趣，因而会大大影响预期的效果。

　　提高文字表达能力，唯一的办法是多读多写，尽可能地多看些优秀的应用文，也要看些文艺作品，特别是古今中外的范文。要经常练习写多种体裁的文章。还要做有心人，注意搜集群众中和各种材料中的生动活泼的语言。这样日积月累，积少成多，由生到熟，写作时，文词就可呼之即来，得心应手。

　　鲁迅先生说：“我有一言应记取，文章得失不由天。”实践出真知，实践出才干。机关应用文的写作和其它文章一样，要坚持不懈地练基本功，并在实践中自觉地总结经验教训，虚心向别人学习，取长补短，持之以恒。这样就会练出过得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不动一番脑子，不开拓自己的知识领域，积累丰富的经验，那是永远不会学到真实本领，写出好的机关应用文来的。